Vigencia: 11/09/2019
Extra costos por demoras en la operación.
Pérdida del cliente.
Perdida derecho afectación de póliza de seguros.
Daño al buen nombre de la organización.
Inconvenientes con entidades del estado.
Verificación documental (lista de chequeo) por tipo de servicio.
Se revisará que operaciones se encuentran abiertas con el proveedor y en caso de que existan se procederá a reasignar la operación a otro.
Se cancelará cualquier vinculo comercial con el proveedor, con el cual nos reservamos el derecho de trabajar nuevamente, una vez subsane el evento presentado.
Se informará a la Gestión Administrativa y Financiera con el fin de revisar las cuentas por cobrar, a pagar y reclamaciones para dar trámite y cierre prioritario.
Se informará al asesor Jurídico con el fin de tomar las acciones respectivas internamente.
Si el proveedor esta establecido como critico se procederá a la vinculación de nuevos proveedores que nos permitan dar continuidad a la prestación del servicio.
Daño al buen nombre de la organización.
Verificación documental (lista de chequeo) por tipo de servicio.
Revisión de amparos y límites por despacho exclusiones e inclusiones de póliza.
Se informará a la aseguradora, corredor de seguros para conocer el proceso a seguir en este tipo de eventos.
Emitir una póliza especifica que cubra el excedente
Notificar a la Gestión Comercial para que el cliente sea informado en la brevedad posible.
Solicitar al proveedor la ampliación de la cobertura de los despachos sin que se vea afectada la tarifa.
Perdida del cliente.
Extra costos económicos.
Visita domiciliaria de seguridad (si aplica).
Seguimiento a la operación por medio de reportes, verificación de GPS, tracking, y otros.
Pertenecer a agremiaciones reconocidas del sector logístico.
Gestión de Operaciones.
Se informará a la aseguradora, corredor de seguros para conocer el proceso a seguir en este tipo de eventos si se detecta un siniestro.
Se hace reclamación formal al cliente y en caso tal se desiste de sus servicios al no ser critico.
Pérdida de licencia de funcionamiento.
Riesgo en recolección de cartera.
Daño al buen nombre de la organización.
Suplantación.
Revisiones en centrales de riesgo.
Reporte a la alta dirección y al asesor jurídico.
Líder SGI /
Coordinadora SGI /
Auxiliar Pricing.
Se informará a la aseguradora, corredor de seguros para conocer el proceso a seguir en este tipo de eventos si se detecta un siniestro. Se hace reclamación formal al cliente y en caso tal se desiste de sus servicios al no ser critico.
Se notifica al asesor jurídico para toma de acciones jurídicas ante el proveedor.
Pérdida del cliente.
Pérdida económica por sobrecostos.
Notificar a la Gestión Comercial para que el cliente sea informado en la brevedad posible.
Se procederá a realizar una acción correctiva al proveedor de servicio y dependiendo del evento que pueda presentarse con el cliente se establecerá el tiempo para la no asignación de operaciones.
Negar el incremento al proveedor, con el fin de mantener la promesa de valor al cliente.
Buscar reporte, evidencias o noticias que permitan soportar ante el cliente el incremento en la tarifa.
Ajustar internamente las provisiones en el sistema Cargosoft, para atención en la variación de la tarifa.
Se registra la novedad en el registro de fallas de productos, procesos y servicios suministrados externamente para control interno y seguimiento al caso.
Pérdida del cliente.
Pérdida económica por sobrecostos.
Agente de Reservas / Auxiliar Pricing.
Se registra la novedad en el registro de fallas de productos, procesos y servicios suministrados externamente para control interno y seguimiento al caso.
Se procede a realizar la debida reclamación preliminar por incumplimiento en el servicio.
Se escala el tema con la gerencia comercial y operativa del proveedor para obtener resultados más rápidos y concretos.
Se acude a los puertos, puntos de control o aeropuertos de trasbordo donde la mercancía se encuentra detenida para ejercer presión en el cumplimiento del itinerario.
Se alerta a origen con el fin de ejercer presión al proveedor de transporte con el fin de obtener mejores resultados en el cumplimiento del itinerario.
Se notifica al proveedor los extra costos o perjuicios que fueron causados por el incumplimiento.
De acuerdo con el desarrollo de la operación se revisará la viabilidad de reasignar la operación a otro proveedor, en el caso que sea mas conveniente, en caso de permanencia mayor a 60 días se informará a la aseguradora. Para mercancía ´perecedera se informará de inmediato.
Se solicita reunión extraordinaria con el proveedor del servicio para solicitar resultados concretos.
Pérdida del cliente.
Pérdida económica por sobrecostos.
Agente de Reservas /
Auxiliar Pricing /
Customers Services.
Si la operación fue asignada bajo un costo errado se procederá a realizar la renegociación con el proveedor, con el fin de evitar pérdidas y la afectación de la promesa de valor al cliente.
En el caso de no llegar a un acuerdo de renegociación con el proveedor se informará a la Gestión Comercial para que realice la gestión ante el cliente sobre el posible cambio de la tarifa.
Realizar acción correctiva o salida no conforme según sea el caso.
Pérdida del cliente.
Comparativo de costos y nivel de servicio con 3 o mas proveedores.
Se registra la novedad en el registro de fallas de productos, procesos y servicios suministrados externamente para control interno y seguimiento al caso.
Se solicita un nuevo concepto a otro proveedor de servicio con el fin de identificar los posibles errores.
Se solicita cambio de asesor comercial y se solicita una acción correctiva eficaz.
Se notifica al proveedor los extra-costos o perjuicios que fueron causados por el incumplimiento.
Pérdida del cliente.
Pérdida económica por sobrecostos.
Evaluación de desempeño de personal.
Revisión y ajustes al perfil del cargo.
Realizar evaluaciones al personal de la organización que permita determinar si se reforzó en los temas en que presenta desconocimiento o debilidad.
Cumplimiento al plan de capacitación interno propuesto por cada líder de proceso.
Sanciones legales.
Multas.
Gastos Legales.
Revisiones en centrales de riesgo.
Reporte a la alta dirección y al asesor jurídico.
Inspección visual.
Uso de precintos.
Conocimiento del proveedor.
Trazabilidad de despacho.
Esta información se deberá suministrar únicamente a la alta dirección de la organización con el fin de evitar fuga de la información.
Se realizará la trazabilidad de la operación por medio de registro •fotográfico, revisión GPS, y dependiendo de la instrucción por parte de la autoridad competente se procederá a detener o seguir la operación.
Informar al asesor jurídico con el fin de establecer el mecanismo a seguir con la autoridad competente.
Por ningún motivo ningún funcionario de Cargo Logistic Systems SAS debe realizar la manipulación de la mercancía en el evento que el mismo detecte la contaminación.
No se deberá informar la novedad al cliente hasta no contar con autorización de la autoridad competente o de la alta dirección de la organización.
Notificar a la organización de seguros sobre la novedad presentada con la mercancía en la menor brevedad posible.
El proveedor del servicio queda vetado de por vida.
No se volverá a tener contacto comercial con el cliente de por vida.
Solicitar inspección antinarcóticos en puerto.
Solicitar scanner a la mercancía en puerto.
Revisiones en centrales de riesgo.
Reporte a la alta dirección y asesor jurídico. Inspección visual.
Uso de precintos.
Conocimiento del proveedor.
Trazabilidad de despacho.
Uso de elementos para asegurar y proteger la carga.
Gestión de Operaciones / Oficial de Cumplimiento.
Se realizará la trazabilidad de la operación por medio de registro fotográfico, revisión GPS, y dependiendo de la instrucción por parte de la autoridad competente se procederá a detener o seguir la operación.
En caso de hurto solicitar al proveedor copia del respectivo denuncio realizado en el comando de policía más cercano.
Enviar reclamación al proveedor del servicio.
Informar al área jurídica con el fin de establecer el mecanismo a seguir.
Informar a la Gestión Comercial de la organización en la brevedad posible para que a su vez notifique al cliente de la novedad presentada con la mercancía.
Notificar a la organización de seguros sobre la novedad presentada con la mercancía en la menor brevedad posible.
En caso de accidente transito se deberá solicitar el informe realizado por la policía de Tránsito.
Precipitación a tierra o mar del avión.
Reprocesos.
Insatisfacción del cliente.
Perdida o daño a la mercancía.
Persuadir al cliente de contratar un seguro que ampare su mercancía.
Gestión de Operaciones.
Multas.
Gastos Legales. Pérdida de imagen.
Reporte a la alta dirección y asesor jurídica.
1. Inspección visual.
2. Uso de precintos.
3. Conocimiento del proveedor.
4. trazabilidad de despacho.
Gestión de Operaciones.
Enviar reclamación al proveedor del servicio.
Informar al asesor jurídico con el fin de establecer el mecanismo a seguir.
Informar a la gestión comercial de la organización en la brevedad posible para que a su vez notifique al cliente de la novedad presentada con la mercancía.
Reprocesos.
Insatisfacción del cliente.
Perdida o daño a la mercancía.
Revisiones en centrales de riesgo.
Persuadir al cliente de contratar un seguro que ampare su mercancía.
Gestión de Operaciones.
Multas.
Gastos Legales. Pérdida de imagen.
Reporte a la alta dirección y asesor jurídica.
1. Inspección visual.
2. Uso de precintos.
3. Conocimiento del proveedor.
4. trazabilidad de despacho.
Gestión de Operaciones.
Informar al asesor jurídico con el fin de establecer el mecanismo a seguir.
Informar a la autoridad competente sobre la novedad presentada.
Hacer seguimiento a las operaciones en el que dicho personal interfirió.
Informar a la Gestión Administrativa y Financiera sobre la novedad presentada.
Multas.
Gastos Legales. Pérdida de imagen.
Solicitar los registros fotográficos de los precintos.
Informe de daños e inconsistencias.
Multas.
Gastos Legales. Pérdida de imagen.
Envío documentación vía mail a los funcionarios ubicados en puerto con el fin de corroborar si los documentos con los que llega la carga son los verdaderos.
Toda de la documentación de la carga se encuentra Cargosoft.
Gestión de Operaciones.
Informar al asesor jurídico con el fin de establecer el mecanismo a seguir.
Informar Gestión comercial de la organización a la brevedad posible para que a su vez notifique al cliente de la novedad presentada con la mercancía.
Informar a la autoridad competente sobre la novedad presentada.
Solicitar a la autoridad competente inspecciones físicas a la mercancía, con el fin de realizar la verificación documental vs física.
Insatisfacción del cliente.
Retrasos en la operación.
Terremotos.
Temblores.
Vendavales.
Derrumbes.
Afectación a la infraestructura.
Perdidas económicas.
Daños.
Accidentes e incidentes de trabajo.
Insatisfacción del cliente.
Implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST).
Coordinadora SGI.
Se debe evaluar los daños y perjuicios causados, en caso de daño a la infraestructura se implementa el trabajo remoto desde las casas.
Sobrecostos.
Daño de equipos
Pérdidas económicas
Accidentes e incidentes laborales.
Implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST).
Realizar inspecciones del SGSST a extintores, botiquines, camillas y demás elementos para atender emergencias.
Verificar que los extintores (CO2) que la organización posee sean los adecuados de acuerdo al riesgo de incendio de la misma y que su ubicación sea estratégica, de acuerdo a la normativa vigente.
Coordinadora SGI.
Llamar a la línea de emergencias de la policía nacional y autoridades competentes y reportar los hechos ocurridos.
Establecer comunicación con la alta dirección para que se pueda coordinar las acciones a realizar.
El personal está capacitado y sensibilizado sobre los puntos de encuentro en caso de emergencia.
Se debe evaluar los daños y perjuicios causados, en caso de daño a la infraestructura.
Se implementa el trabajo remoto desde las casas.
Insatisfacción del cliente.
Reprocesos.
Sobrecostos.
Se realiza un procesos de selección de personal y se firman contrato y acuerdo de confidencialidad.
Se capacita al personal de la organización en gestión de la información.
Líderes de proceso.
Coordinar con el asesor jurídico para llevar a cabo las acciones legales a las que haya lugar.
Tomar las medidas necesarias respecto a los colaboradores de la organización involucrados.
Sobrecostos.
Daño de equipos.
Pérdidas económicas.
Accidentes e incidentes laborales.
Para los cargos estratégicos se asignan computadores portátiles, lo que les permitirá trabajar durante al menos 1,5 horas más, después del apagón.
Uso del Cargosoft y medios electrónicos en el desarrollo de las funciones de los colaboradores, lo que permite que no se dependa completamente de una locación para llevar a cabo la prestación del servicio.
Para el acceso al internet, la organización le ha proporcionado celulares con planes corporativos que se pueden compartir, lo que permite el acceso a una red wifi a los colaboradores que lo necesitan.
Retrasos en la operación.
Reprocesos.
Insatisfacción del cliente.
Daños a la infraestructura.
Pérdidas económicas.
Perdida de capital.
Creación y fortalecimiento de la brigada de emergencia de la organización.
Capacitación del personal.
Coordinadora SGI.
Llamar a las líneas de emergencias de la policía nacional y autoridades competentes y reportar los hechos ocurridos.
Establecer comunicación con la alta dirección para que se pueda coordinar las acciones a realizar.
Se establecieron diferentes backups de la información de la organización, a través del Cargosoft, se puede llevar a cabo el seguimiento y la realización de las funciones del personal de la organización remotamente.