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MATRIZ | Versión: 3 Vigencia: 11/09/2019 |
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GESTIÓN DE TRANSPORTE | ||||||||||||||||||||||
IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN Y GESTIÓN DE RIESGOS Y OPOTUNIDADES | ||||||||||||||||||||||
Ítem | IDENTIFICACIÓN | CONTROLES | ANÁLISIS / VALORACIÓN | PLAN DE CONTIGENCIA | GESTIÓN / TRATAMIENTO | |||||||||||||||||
Tipo | Descripción | Evento | Riesgo | Efecto | Contexto | Controles Existentes | Responsables | Probabilidad | Consecuencia | Valoración del riesgo (comparación del valor con el límite de aceptabilidad) | Acciones a tomar si se materializa el riesgo | Control requerido (Descripción) | Probabilidad | Consecuencia | Valoración del Riesgo | |||||||
Objetivo / Actividad del proceso | Positivo | Negativo | Estratégico | Prestación del servicio | Satisfacción del cliente | |||||||||||||||||
1 | Actividad | EVALUACIÓN, SELECCIÓN, VINCULACIÓN Y REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES | No cuente con las licencias y / o habilitaciones de funcionamiento | X | Inmovilizaciones
de mercancía Extra costos por demoras en la operación Pérdida del cliente Perdida de derecho afectación de póliza de seguros Daño al buen nombre de la organización Inconvenientes con entidades del estado |
X | X | X | Cumplimiento
al proceso de selección y evaluación de proveedores. Verificación documental (lista de chequeo) por tipo de servicio |
Director de tránsito Nacional | 2 | 5 | 10 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad al jefe
inmediato, para su manejo. Se revisará que operaciones se encuentran abiertas con el proveedor y en caso de que existan se procederá a reasignar la operación a otro. Se cancelará cualquier vinculo comercial con el proveedor, con el cual nos reservamos el derecho de trabajar nuevamente, una vez subsane el evento presentado. Se informará a la Gestión Administrativa y Financiera con el fin de revisar las cuentas por cobrar, a pagar y reclamaciones para dar trámite y cierre prioritario. Se informará al asesor Jurídico con el fin de tomar las acciones respectivas internamente. Si el proveedor esta establecido como critico se procederá a la vinculación de nuevos proveedores que nos permitan dar continuidad a la prestación del servicio. |
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2 | No cuente con una cobertura mínima en su póliza de mercancías exigida por la organización | X | Perdida
de cliente, afectación al capital de la organización Daño al buen nombre de la organización |
X | X | X | Cumplimento
al proceso de selección y evaluación de proveedores. Verificación documental (lista de chequeo) por tipo de servicio. Revisión de amparos y límites por despacho exclusiones e inclusiones de póliza. |
Director de tránsito Nacional | 3 | 5 | 15 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad al jefe
inmediato, para su manejo. Se informará a la aseguradora, corredor de seguros para conocer el proceso a seguir en este tipo de eventos. Emitir una póliza especifica que cubra el excedente Notificar a la Gestión Comercial para que el cliente sea informado en la brevedad posible. Solicitar al proveedor la ampliación de la cobertura de los despachos sin que se vea afectada la tarifa. |
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3 | No cuente con área de seguridad y/o operaciones que lleven seguimiento en la operación | X | Siniestros
a la mercancía Perdida control de la operación Contaminación Perdida del cliente Extra costos económicos |
X | X | X | cumplimiento
al proceso de selección y evaluación de proveedores. visita domiciliaria de seguridad (si aplica). Seguimiento a la operación por medio de reportes, verificación de GPS, tracking, y otros. Pertenecer a agremiaciones reconocidas del sector logístico |
Director de tránsito nacional | 3 | 5 | 15 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad al jefe
inmediato, para su manejo. Se informará a la aseguradora, corredor de seguros para conocer el proceso a seguir en este tipo de eventos si se detecta un siniestro Se hace reclamación formal al cliente y en caso tal se desiste de sus servicios al no ser critico. |
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4 | Accionistas o socios del proveedor estén reportadados en centrales de riesgo | X | Procesos
legales para la organización Pérdida de licencia de funcionamiento Riesgo en recolección de cartera Daño al buen nombre de la organización Suplantación |
X | X | X | Cumplimiento
al proceso de selección y evaluación de proveedores. Revisiones en centrales de riesgo. Reporte a la alta dirección y al asesor jurídico |
Oficial
de cumplimiento / Líder SGI / Coordinadora SGI / Auxiliar Pricing |
1 | 3 | 3 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad al jefe
inmediato, para su manejo. Se informará a la aseguradora, corredor de seguros para conocer el proceso a seguir en este tipo de eventos si se detecta un siniestro Se hace reclamación formal al cliente y en caso tal se desiste de sus servicios al no ser critico Se notifica al asesor jurídico para toma de acciones jurídicas ante el proveedor. |
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5 | No realizar la reevaluación a los proveedores en los tiempos establecidos | X | Falta de control en la continuidad en la prestación de servicio de los proveedores | X | X | X | Se
estableció dentro de los instructivos de evaluación, selección, seguimiento y
reevaluación de proveedores los tiempos en los que se deben llevar a con la
reevaluación. Errores en el desarrollo de la operación por continuar trabajando con un proveedor que no cumple con los estándares establecidos |
Gerente Administrativo y Financiero | 1 | 3 | 3 | Cancelación
de los acuerdos comerciales con el proveedor. Realizar una nueva evaluación de proveedores, con el fin de seleccionar uno nuevo. |
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6 | Actividad | ACUERDO COMERCIAL Y DE SERVICIOS CON PROVEEDORES | Cambio en las tarifas pactadas sin previo aviso | X | Demoras
en el despacho Pérdida del cliente Pérdida económica por sobrecostos |
X | X | X | Revisión del alcance de la oferta comercial, inclusiones, exclusiones y vigencia | Director de tránsito Nacional | 5 | 4 | 20 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad al jefe
inmediato, para su manejo. Notificar a la Gestión Comercial para que el cliente sea informado en la brevedad posible. Se procederá a realizar una acción correctiva al proveedor de servicio y dependiendo del evento que pueda presentarse con el cliente se establecerá el tiempo para la no asignación de operaciones. Negar el incremento al proveedor, con el fin de mantener la promesa de valor al cliente. Buscar reporte, evidencias o noticias que permitan soportar ante el cliente el incremento en la tarifa. Ajustar internamente las provisiones en el sistema Cargosoft, para atención en la variación de la tarifa. Se registra la novedad en el registro de fallas de productos, procesos y servicios suministrados externamente para control interno y seguimiento al caso. |
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7 | Incumplimiento en los itinerarios del proveedor de transporte internacional y o Nacional | X | Demoras
en el despacho Pérdida del cliente Pérdida económica por sobrecostos |
X | X | X | Constante seguimiento por la gestión de operaciones, sistemas GPS, trackings, estatus de operación | Director de tránsito Nacional Auxiliar Pricing | 2 | 4 | 8 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad al jefe
inmediato, para su manejo. Se registra la novedad en el registro de fallas de productos, procesos y servicios suministrados externamente para control interno y seguimiento al caso. Se procede a realizar la debida reclamación preliminar por incumplimiento en el servicio. Se escala el tema con la gerencia comercial y operativa del proveedor para obtener resultados más rápidos y concretos. Se acude a los puertos, puntos de control o aeropuertos de trasbordo donde la mercancía se encuentra detenida para ejercer presión en el cumplimiento del itinerario. Se alerta a origen con el fin de ejercer presión al proveedor de transporte con el fin de obtener mejores resultados en el cumplimiento del itinerario. Se notifica al proveedor los extra costos o perjuicios que fueron causados por el incumplimiento. De acuerdo con el desarrollo de la operación se revisará la viabilidad de reasignar la operación a otro proveedor, en el caso que sea mas conveniente, en caso de permanencia mayor a 60 días se informará a la aseguradora. Para mercancía ´perecedera se informará de inmediato. Se solicita reunión extraordinaria con el proveedor del servicio para solicitar resultados concretos. |
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8 | Información errada al proveedor para envío de oferta comercial requerida | X | Demoras
en el despacho Pérdida del cliente Pérdida económica por sobrecostos |
X | X | X | Verificación de la información antes de ser enviada al proveedor | Director de tránsito Nacional / Auxiliar Pricing | 2 | 5 | 10 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad al jefe
inmediato, para su manejo. Si la operación fue asignada bajo un costo errado se procederá a realizar la renegociación con el proveedor, con el fin de evitar pérdidas y la afectación de la promesa de valor al cliente. En el caso de no llegar a un acuerdo de renegociación con el proveedor se informará a la Gestión Comercial para que realice la gestión ante el cliente sobre el posible cambio de la tarifa. Realizar acción correctiva o salida no conforme según sea el caso. |
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9 | Mala asesoría por parte del proveedor | X | Sobrecostos
en la operación Pérdida del cliente |
X | X | X | Se
escogen proveedores de trayectoria, cobertura y reconocimiento en e mercado.
Comparativo de costos y nivel de servicio con 3 o mas proveedores. |
Director de tránsito Nacional | 2 | 4 | 8 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad al jefe
inmediato, para su manejo. Se registra la novedad en el registro de fallas de productos, procesos y servicios suministrados externamente para control interno y seguimiento al caso. Se solicita un nuevo concepto a otro proveedor de servicio con el fin de identificar los posibles errores. Se solicita cambio de asesor comercial y se solicita una acción correctiva eficaz. Se notifica al proveedor los extra-costos o perjuicios que fueron causados por el incumplimiento. |
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10 | Falta de capacitación del personal de la organización | X | Demoras
en el despacho Pérdida del cliente Pérdida económica por sobrecostos |
X | X | X | Plan
de capacitación interno para el personal de la organización. Evaluación de desempeño de personal. |
Director de Tránsito Nacional | 2 | 4 | 8 | Realizar
una evaluación al personal de la organización con el fin de identificar las
fortalezas y debilidades. Revisión y ajustes al perfil del cargo. Realizar evaluaciones al personal de la organización que permita determinar si se reforzo en los temas en que presenta desconocimiento o debilidad. Cumplimiento al plan de capacitación interno propuesto por cada líder de proceso. |
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11 | Actividad | PLANEAR LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO / DESARROLLO DE LA OPERACIÓN | Contaminación de la mercancía | X | Perdida
de imagen. Sanciones legales. Multas Gastos Legales |
X | X | X | Cumplimiento
al proceso de selección y evaluación de proveedores. Revisiones en centrales de riesgo. Reporte a la alta dirección y al asesor jurídico. Inspección visual. Uso de precintos. Conocimiento del proveedor. Trazabilidad de despacho. |
Director de Tránsito Nacional | 3 | 5 | 15 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad a la alta
dirección de la organización, para su manejo. Esta información se deberá suministrar únicamente a la alta dirección de la organización con el fin de evitar fuga de la información. Se realizará la trazabilidad de la operación por medio de registro •fotográfico, revisión GPS, y dependiendo de la instrucción por parte de la autoridad competente se procederá a detener o seguir la operación. Informar al asesor jurídico con el fin de establecer el mecanismo a seguir con la autoridad competente. Por ningún motivo ningún funcionario de Cargo Logistic Systems SAS debe realizar la manipulación de la mercancía en el evento que el mismo detecte la contaminación. No se deberá informar la novedad al cliente hasta no contar con autorización de la autoridad competente o de la alta dirección de la organización Notificar a la compañía de seguros sobre la novedad presentada con la mercancía en la menor brevedad posible. El proveedor del servicio queda vetado de por vida. No se volverá a tener contacto comercial con el cliente de por vida Solicitar inspección antinarcóticos en puerto Solicitar scanner a la mercancía en puerto |
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12 | Siniestros (Hurto, saqueo, Daños parciales a la mercancía, volcamiento) | X | Pérdida del cliente Pérdida económica por sobrecostos Pérdida de imagen | X | X | X | Cumplimiento
al proceso de selección y evaluación de proveedores. Revisiones en centrales de riesgo Reporte a la alta dirección y asesor jurídico Inspección visual Uso de precintos Conocimiento del proveedor Trazabilidad de despacho Uso de elementos para asegurar y proteger la carga. |
Oficial de cumplimiento Director de Tránsito Nacional | 3 | 5 | 15 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad a la alta
dirección de la compañía, para su manejo Se realizará la trazabilidad de la operación por medio de registro fotográfico, revisión GPS, y dependiendo de la instrucción por parte de la autoridad competente se procederá a detener o seguir la operación. En caso de hurto solicitar al proveedor copia del respectivo denuncio realizado en el comando de policía más cercano. Enviar reclamación al proveedor del servicio Informar al área jurídica con el fin de establecer el mecanismo a seguir Informar a la Gestión Comercial de la organización en la brevedad posible para que a su vez notifique al cliente de la novedad presentada con la mercancía. Notificar a la compañía de seguros sobre la novedad presentada con la mercancía en la menor brevedad posible. En caso de accidente transito se deberá solicitar el informe realizado por la policía de Tránsito. |
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13 | Contrabando Técnico | X | Pérdida
del cliente
Pérdida económica por sobrecostos Sanciones
legales. Multas Gastos Legales Pérdida de imagen |
X | X | X | Cumplimiento
al proceso de selección y evaluación de proveedores. Revisiones en centrales de riesgo Reporte a la alta dirección y asesor jurídica 1. Inspección visual 2. Uso de precintos 3. Conocimiento del proveedor 4. trazabilidad de despacho |
Director Tránsito Nacional | 2 | 5 | 10 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad al jefe
inmediato, para su manejo Enviar reclamación al proveedor del servicio Informar al asesor jurídico con el fin de establecer el mecanismo a seguir Informar a la gestión comercial de la organización en la brevedad posible para que a su vez notifique al cliente de la novedad presentada con la mercancía. |
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14 | Suplantación de personal | X | Pérdida
del cliente
Pérdida económica por sobrecostos Sanciones
legales. Multas Gastos Legales Pérdida de imagen |
X | X | X | Cumplimiento
al proceso de selección y evaluación de proveedores. Revisiones en centrales de riesgo Reporte a la alta dirección y asesor jurídica 1. Inspección visual 2. Uso de precintos 3. Conocimiento del proveedor 4. trazabilidad de despacho |
Director de Tránsito Nacional | 2 | 5 | 10 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad al jefe
inmediato, para su manejo Informar al asesor jurídico con el fin de establecer el mecanismo a seguir. Informar a la autoridad competente sobre la novedad presentada Hacer seguimiento a las operaciones en el que dicho personal interfirió. Informar a la Gestión Administrativa y Financiera sobre la novedad presentada. |
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15 | Desviación de rutas (terrorismo, bandas criminales) | X | Sobrecostos Reprocesos Insatisfacción del cliente Perdida o daño a la mercancía |
X | X | X | Cumplimiento
al proceso de selección y evaluación de proveedores. Revisiones en centrales de riesgo. Persuadir al cliente de contratar un seguro que ampare su mercancía |
Director de Tránsito Nacional | 2 | 3 | 6 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad a la alta
dirección de la compañía, para su manejo Se realizará la trazabilidad de la operación por medio de registro fotográfico, revisión GPS, y dependiendo de la instrucción por parte de la autoridad competente se procederá a detener o seguir la operación. En caso de hurto solicitar al proveedor copia del respectivo denuncio realizado en el comando de policía más cercano. Enviar reclamación al proveedor del servicio. Informar al área jurídica con el fin de establecer el mecanismo a seguir. Informar a la Gestión Comercial de la organización en la brevedad posible para que a su vez notifique al cliente de la novedad presentada con la mercancía. Notificar a la compañía de seguros sobre la novedad presentada con la mercancía en la menor brevedad posible. En caso de accidente transito se deberá solicitar el informe realizado por la policía de Tránsito. |
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16 | Violación de sellos | X | Pérdida
del cliente
Pérdida económica por sobrecostos Sanciones
legales. Multas Gastos Legales Pérdida de imagen |
X | X | X | Contratar proveedores de transportes confiables que manejen un nivel de reconocimiento en el mercado y estándares de calidad | Director de Tránsito Nacional | 2 | 3 | 6 | Inspección
total de la mercancía y realizar una reclamación formal ante el
proveedor. Solicitar los registros fotográficos de los precintos. Informe de daños e inconsistencias. |
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17 | Falsificación o cambio de documentos | X | Pérdida
del cliente
Pérdida económica por sobrecostos Sanciones
legales. Multas Gastos Legales Pérdida de imagen |
X | X | X | Plan
de capacitación de los funcionarios en gestión documental. Envió documentación vía mail a los funcionarios ubicados en puerto con el fin de corroborar si los documentos con los que llega la carga son los verdaderos. Toda de la documentación de la carga se encuentra Cargosoft. |
Director de tránsito Nacional | 1 | 5 | 5 | En
el evento que se presente se procederá a informar esta novedad al jefe
inmediato, para su manejo. Informar al asesor jurídico con el fin de establecer el mecanismo a seguir Informar Gestión comercial de la organización a la brevedad posible para que a su vez notifique al cliente de la novedad presentada con la mercancía. Informar a la autoridad competente sobre la novedad presentada Solicitar a la autoridad competente inspecciones físicas a la mercancía, con el fin de realizar la verificación documental vs física. |
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18 | Emergencia sanitaria o pandemia que afecte la prestación del servicio | X | Cancelación
y retraso de programaciones proveedores de transporte Insatisfacción del cliente Retrasos en la operación Saqueos en la vías Retraso en los tránsitos de la operación |
X | X | X | Se monitorean las noticias internacionales y nacionales, con el fin de saber el estado en los países a nivel internacional y dentro del territorio nacional para preparar las medidas necesarias a aplicar internamente. | Director de tránsito Nacional | 1 | 3 | 3 | Contar
con los suficientes proveedores de servicio para poder llevar a cabo la
prestación del servicio. Revisar el estado de los diferentes corredores viales del país antes de iniciar la operación. |
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19 | Actividad | PROGRAMAR MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA VEHICULAR / EJECUTAR PROGRAMA DE MANTENIMIENTO INFRAESTRUCTURA VEHICULAR | No se lleve a cabo el mantenimiento de la flota vehicular | X | Deterioro
de la flota vehicular Riesgo de accidentes de transito Pérdida de capital |
X | X | X | Llevar un plan de mantenimiento para que dentro de intervalos planeados se pueda prevenir cualquier daño a la flota vehicular | Director de tránsito Nacional | 2 | 4 | 8 | Pactar
garantías con el proveedor de la flota vehicular, servicio post-venta. Realizar el mantenimiento inmediatamente. |
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20 | Se realice mal un mantenimiento programado | X | Deterioro
de la flota vehicular Riesgo de accidentes de transito Pérdida de capital |
X | X | X | Llevar un plan de mantenimiento para que dentro de intervalos planeados se pueda prevenir cualquier daño a la flota vehicular | Director de tránsito Nacional | 1 | 3 | 3 | Pactar
garantías con el proveedor de la flota vehicular, servicio post-venta. Realizar el mantenimiento inmediatamente. |
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21 | Actividad | IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES | No se identifiquen los riesgos correctamente y se materialicen | X | Materialización
de riesgos no identificados Insatisfacción del cliente Retrasos en la operación |
X | X | X | Definir
riesgos dentro de la matriz de identificación, valoración y gestión de
riesgos y oportunidades. Revisar y realizar seguimiento periódicamente a los riesgos identificados y a los presentados dentro del desarrollo de la operación |
Director de tránsito Nacional | 1 | 3 | 3 | Incluir
el riesgo materializado dentro de la matriz de identificación, valoración y
gestión de riesgos y oportunidades. Revisar y llevar a cabo las acciones pertinentes y necesarias para que el impacto del riesgo materializado sea mitigado. |
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22 | Actividad | ANALIZAR Y PRIORIZAR LOS RIEGOS Y/O OPORTUNIDADES | No
calificar correctamente el riesgo identificado. No llevar a cabo el plan de acción o mitigación de riesgos para mitigar el impacto del riesgo en la organización |
X | Materialización
de riesgos que afecten la prestación del servicio Insatisfacción del cliente Recibir PQR por parte del cliente Incumplimiento en la promesa de valor |
X | X | X | Revisar y realizar seguimiento periódicamente a los riesgos identificados y a los presentados dentro del desarrollo de la operación | Director de tránsito Nacional | 1 | 3 | 3 | Tomar
las acciones correctivas pertinentes. Enviar las no conformidades con el servicio prestados a los proveedores (si aplica). |
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23 | Actividad | IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN PARA MITIGACIÓN DE RIESGOS | No se conozcan los riesgos reales de la organización | X | Materialización
de riesgos no identificados Insatisfacción del cliente Retrasos en la operación |
X | X | X | Revisar y realizar seguimiento periódicamente a los riesgos identificados y a los presentados dentro del desarrollo de la operación, actualizar la matriz de identificación, valoración y gestión de riesgos y oportunidades | Director de tránsito Nacional | 1 | 4 | 4 | Incluir
el riesgo materializado dentro de la matriz de identificación, valoración y
gestión de riesgos y oportunidades. Revisar y llevar a cabo las acciones pertinentes y necesarias para que el impacto del riesgo materializado sea mitigado. |
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24 | Actividad | MEDICIÓN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES FRENTE A LOS RIESGOS NO ACEPTABLES | Las acciones tomadas para mitigar el riesgo no fueron las adecuadas o se realizaron de forma inadecuada | X | No
se evidencia la mejora continua El riesgo no se controla Insatisfacción del cliente |
X | X | X | Realizar
seguimiento y respuesta a las PQRSF enviadas por el clientes. Realizar seguimiento a los planes de acción y mitigación de los riesgos valorados como inaceptables |
Director
de tránsito Nacional / Gerente General / Líder SGI / Alta dirección |
1 | 4 | 4 | Tomar
las acciones correctivas necesarias para mitigar el impacto de la
materialización del riesgo. Reevaluación del riesgo identificado en la matriz de identificación, valoración y gestión de riesgos y oportunidades. Planteamiento de un nueva plan de acción y mitigación del riesgo . |
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25 | Actividad | MEJORA CONTINUA FRENTE AL RIESGO - APRENDIZAJE | No se evidencia la mejora continua en el proceso | X | Perdida
de cliente Perdida del buen nombre de la organización |
X | X | X | Realizar seguimiento y control a los riesgos identificados y a los presentados dentro del desarrollo de la operación | Director de tránsito Nacional / Líder SGI |
1 | 4 | 4 | Solicitar trazabilidad de la operación para determinar cuál fue el riesgo materializado y sus causas. | ||||||||
26 | Actividad | DESASTRE NATURAL | Tormentas
Terremoto Temblor Vendaval |
X | Imposibilidad
de prestar el servicio Afectación a la infraestructura Perdidas económicas Daños Accidentes e incidentes de trabajo Insatisfacción del cliente |
X | X | X | Se
llevan a cabo capacitaciones y simulacros para que el personal de la
organización pueda responder de manera adecuada ante estas emergencias. Implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST) |
Líder
SGI / Coordinadora SGI |
1 | 5 | 5 | Se
activa la brigada de emergencia, el personal está capacitado y sensibilizado
sobre los puntos de encuentro en caso de emergencia. Se debe evaluar los daños y perjuicios causados, en caso de daño a la infraestructura se implementa el trabajo remoto desde las casas. |
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27 | Actividad | INCENDIO | Daño a las instalaciones | X | Insatisfacción
del cliente Sobrecostos Daño de equipos Pérdidas económicas Accidentes e incidentes laborales |
X | X | X | Se
llevan a cabo capacitaciones y simulacros para que el personal de la
organización pueda responder de manera adecuada ante estas emergencias. Implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SGSST) |
Líder
SGI / Coordinadora SGI |
2 | 4 | 8 | Se
activa la brigada de emergencia, el cual deberá revisar el estado de la
organización, los heridos y la atención que se debe prestar. Llamar a la línea de emergencias de la policía nacional y autoridades competentes y reportar los hechos ocurridos. Establecer comunicación con la alta dirección para que se pueda coordinar las acciones a realizar. El personal está capacitado y sensibilizado sobre los puntos de encuentro en caso de emergencia. Se debe evaluar los daños y perjuicios causados, en caso de daño a la infraestructura se implementa el trabajo remoto desde las casas. |
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28 | Actividad | SABOTAJE | Imposibilidad de llevar a cabo la operación hasta garantizar la satisfacción del cliente | X | Daño
de la imagen de la organización Insatisfacción del cliente Reprocesos Sobrecostos |
X | X | X | Se
realiza un proceso de evaluación, selección y reevaluación de proveedores
idóneos para llevar a cabo la operación. Se realiza un procesos de selección de personal y se firman contrato y acuerdo de confidencialidad. Se capacita al personal de la organización en gestión de la información. |
Gerente
Administrativo y Financiero / Líderes de proceso |
1 | 4 | 4 | Informar
al jefe inmediato. Coordinar con el asesor jurídico para llevar a cabo las acciones legales a las que haya lugar. |
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29 | Actividad | CORTE DE ENERGIA | Afectar la prestación del servicio | X | Insatisfacción
del cliente Sobrecostos Daño de equipos Pérdidas económicas Accidentes e incidentes laborales |
X | X | X | Tener
una planta eléctrica. Uso del Cargosoft y medios electrónicos en el desarrollo de las funciones de los colaboradores, lo que permite que no se dependa completamente de una locación para llevar a cabo la prestación del servicio. |
Gerente Administrativo y Financiero | 3 | 3 | 9 | La implementación de trabajo remoto de los colaboradores desde las casas | ||||||||
30 | Actividad | FALLAS EN LAS COMUNICACIONES | Equivocaciones
en la prestación del servicio Retrasos en la operación |
X | Sobrecostos
Reprocesos Insatisfacción del cliente |
X | X | X | La organización cuenta con múltiples canales de comunicación, como lo son el teléfono celular, el correo electrónico, el WhatsApp, el Cargosoft, servicios de videoconferencia corporativa, Google meet, etc., para poder llevar a cabo la operación. | Gerente Administrativo y financiero | 2 | 4 | 8 | Activar el canal de comunicación que no haya sido afectado para lograr la comunicación. | ||||||||
31 | Actividad | ATAQUES TERRORISTA | Afectación a la infraestructura de la organización | X | Accidentes
e incidentes laborales Daños a la infraestructura Pérdidas económicas Perdida de capital |
X | X | X | Implementación,
mantenimiento y mejora del sistema de gestión de seguridad y salud en el
trabajo (SGSST). Creación y fortalecimiento de la brigada de emergencia de la organización. Capacitación del personal. |
Líder
SGI / Coordinadora SGI |
1 | 4 | 4 | Se
activa la brigada de emergencia, la cual deberá revisar el estado de la
organización, los heridos y la atención que se debe prestar. Llamar a la línea de emergencias de la policía nacional y reportar los hechos ocurridos. Establecer comunicación con la alta dirección para que se pueda coordinar las acciones a realizar. Se establecieron diferentes backups de la información de la organización, a través del Cargosoft, se puede llevar a cabo el seguimiento y la realización de las funciones del personal de la organización remotamente. |
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